Добрый день!
В статье хочу рассмотреть, как эффективно использовать автофильтр в Excel. Это замечательный инструмент, который умеет отбирать необходимые строки по условиям заданным пользователем. Но главным условием получения адекватных и правильных данных, это наличие правильной структуры таблицы. Правильная таблица – это таблица, которая не содержит пустых строк или столбиков, данные в столбиках однотипны (т.е. в столбике размещены данные одного формата, это либо текст, либо число, либо дата и т.д. но ни в коем случае соединение их). Для примера нам и нужна такая правильная таблица:
Получить доступ к инструменту «Фильтр» возможно 3 способами, но для начала необходимо выделить ячейку или группу ячеек таблицы, а после:
- Нажимаем на вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» пиктограмму «Фильтр»;
- На вкладке «Главная» в группе «Редактирование» нажимаете кнопку «Сортировка и фильтр» и в выпадающем меню станет доступна возможность «Фильтр»;
- С помощью нажатия гарячей комбинации клавиш Ctrl+Shift+L.
Поскольку, по умолчанию, всегда выделяется шапка таблицы, то там же мы и увидим прикреплённые стрелочки раскрытия условий фильтра. А теперь давайте рассмотрим детально и по отдельности наложения фильтра на разнообразные форматы данных:
Отбор текста по столбцам
В случаях, когда столбец наполнен текстовыми значениями, то накладывание фильтра будет производиться следующим образом: Для примера отберем в столбце текстовых значений «Товар» всю номенклатуру позиций цемента, который был отгружен. Внимание! Регистр букв в фильтре игнорируется. Всё это можно произвести 2 способами:
Способ 1. Раскрываем меню настройки фильтра, нажимаем на пункт «Выделить всё» для снятия всех галочек и устанавливаем свою галочку, согласно заданного условия, напротив товара «Цемент». Нажимаем кнопку «ОК» и как итог производится выборка по названию товара «Цемент», но только по нему. Названия «Цемент 50» и «Цемент 60» в фильтр не попадут, несмотря на то, что относятся к одному виду продукции, но к разным маркам.
Определить то, что был наложен фильтр на таблицу возможно по нескольким визуальным признакам:
- Во-первых, стрелка меню вызова настройки фильтра преобразит внешний вид и будет, выглядит как небольшая воронка.
- Во-вторых, номера строк на линейке координат будут отсвечивать синим цветом.
При наложении фильтра есть несколько вариантов получить подсказки по его работе, подведите курсор мышки к стрелочке меню наложения фильтра и появится всплывающая подсказка о текущей настройке фильтра столбика: Также информация доступна в строке состояния о примененном фильтре. Когда необходимость фильтра отпадает, его можно отключить несколькими способами:
- Установите курсор на любую из ячеек таблицы и комбинацией клавиш Ctrl+Shift+L можете отключить фильтр;
- Раскрываете стрелочку настройки фильтра или через контекстное меню и выбираете пункт «Убрать фильтр с «Товар»» (для иного столбика название будет другим);
- С помощью команды «Очистить» в панели управление на вкладке «Главная» в разделе «Редактирование» выпадающее меню «Сортировка и фильтр» или на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и фильтр»;
- Нажимаете стрелочку настройки фильтра и устанавливаете галочку на пункте «(Выделить всё)».
Способ 2. Заходим в меню настройки фильтра и выбираем пункт «Текстовые фильтры» и потом пунктик «равно…» и в появившемся диалоговом окне при включенном условии «равно» пишем или выбираем из списка наш товар «Цемент» и получаем аналогичный результат. Теперь на основе работы второго способа рассмотрим более широкое и точное наложение фильтра для получения всего спектра товаров с названием «Цемент». Для этого нам нужно выбрать Текстовые фильтры» и в предложенном списке нажимаем «начинается с…». Теперь указываем в поле, что нам нужно отобрать все позиции, которые начинаются с названия «Цемент»: И получаем нужный нам результат. Также вы сможете настроить свой фильтр по столбцу «Товар» и по иных критериях, т.е. которые будут отвечать критериям: содержат или не содержат нужные значения, начинаются или заканчиваются по определённым условиям и другим параметрам. Для более гибкой и удобной работы стоит использовать разнообразные подстановочные знаки типа «*», «?». Наибольший эффект можно получить при использовании расширенного фильтра, но эта возможность описана в другой статье.
Выбор по числовым критериям
В случаях, когда столбики содержат числа, у фильтра будет совсем другой вид меню, которое мы и будем рассматривать на примере столбика «Кол-во»: Замечу, что настройка фильтра очень похожа на предыдущее описание и будет интуитивно понятно при работе с ним. На примере показана выборка по параметру «ниже среднего», так как среднее количество по таблице составляет значение 30, то фильтр произвел отбор всех числовых значений от 30 и ниже.
Наложения фильтра на столбики с датами
При использовании автофильтра на столбики с датами вы сможете увидеть еще более расширенное меню вариаций при работе с фильтрами. Рассмотрим эту возможность более детальнее на примере столбика «Дата отгрузки». Как вы уже заметили, наверное, такое огромное количество вариантов работы с фильтрами разнообразнейших значений предоставляют море вариантов для воплощений.
Но, замечу, кроме фильтра по типу значений, есть еще варианты произвести отбор нужных вам значений.
Фильтр по цвету заливки
В случаях, когда вы любите выделять значения в ячейках или сами ячейки цветом с помощью заливки или условного форматирования вы можете воспользоваться пунктом «Фильтр по цвету». Единственный минус этого фильтра это накладывания только одного типа фильтра или по цвету ячейки, или по цвету шрифта. В случаях, когда возникает необходимость наложить 2 фильтра, необходимо делать копию столбика и применять для двух столбиков разные фильтры.
Ну, вот тему применения автофильтра в Excel мы рассмотрели, хотя могу сказать, что тема эта большая. Кроме расширенного фильтра существует еще много возможностей, которые стоит описать для облегчения работы с таблицами.
Если статья вам пригодилась, не поленитесь поставить лайк и поделитесь ее в социальных сетях. В случае если есть чем дополнить ваши замечания и предложения жду в комментариях.
До новых встреч на страницах моего сайта!
Везучие живут с деньгами, невезучие — без, а негодяи — для.
Жорж Элгози
